Tämä on WellSaid Oyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 1.1.2023. 

1. Rekisterinpitäjä
WellSaid Oy, 70900 Toivala

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tuukka Antikainen, tuukka.antikainen@wellsaid.fi, 0442931335

3. Rekisterin nimi
WellSaid Oy henkilötietorekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin ja potilaan suostumukseen.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja WellSaid Oy välinen asiakassuhde, asiakkaan antama suostumus tai asiakkaan antama toimeksianto (sopimus).
Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän velvoitteiden täyttämiseksi Kansaneläkelaitoksen palveluntuottajana, jossa rekisteröity on osapuolena.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Kansaneläkelaitoksen lisäksi WellSaid Oy tekee töitä hyvinvointialueille.

5. Rekisterin tietosisältö
Paperinen asiakasrekisteri koostuu asiakkaan maksusitoumuksista, sekä terapiasitoumuksista, jotka sisältävä seuraavat tiedot asiakkaasta:
(nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiointikieli).

Digitaalinen asiakasrekisteri muodostuu Diarium-järjestelmään, jonne tallennetaan asiakkaista seuraavat tiedot:
(nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiointikieli).
Potilasasiakirjojen ja hoitoon liittyvän muun materiaalin säilyttämisestä vastaa se terveydenhuollon toimintayksikkö tai itsenäisesti ammattiaan harjoittava terveydenhuollon ammattihenkilö, jonka toiminnassa ne ovat syntyneet, jollei sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetusta laista muuta johdu. Potilasasiakirjojen säilytysaika: Pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään maksajataholta saaduista maksusitoumuksista. Esim Kelalla on hoidon laadun arvioimiseksi oikeus valvoa palvelun toteutusta. Tämän takia henkilötietoja säilytetään vähintään kyseisen palvelun sopimuskauden ajan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään (Yale Y420, NT017) palonkestävässä ja lukitussa turvakaapissa. Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa.

Sähköiset aineistot asiakas- / potilasrekisterin ylläpitäjänä sekä Kanta – liittymän ylläpitäjänä toimii Diarium. https://www.diarium.fi/
WellSaid Oy huolehtii että Diariumia käyttävien työntekijöiden käyttöoikeudet ovat oikein mitoitetut siten ettei työntekijät pysty vahingossakaan näkemään toisten työntekijöiden asiakkaiden henkiltietoja.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).